有限会社ホテイ産業研究所(以下、「当社」)は、研究開発およびそれに関連する事業活動を通じて社会に貢献する中で、個人情報を適切に管理し保護することが、企業としての重要な責務であると認識しています。お客様、お取引先、その他の関係者からお預かりした大切な情報を安全に保護し、信頼される事業運営を行うため、以下の方針に基づき個人情報保護の取り組みを徹底します。
1. 個人情報の取得、利用、提供
当社は、個人情報を取得する際には、事前にその利用目的を具体的かつ明確にお知らせし、お客様や関係者に安心して情報を提供していただけるよう努めます。取得方法については、適法かつ公正な手段を用い、不正な方法で情報を取得することは一切ありません。取得した個人情報は、特定した利用目的の範囲内でのみ利用し、必要以上に拡大解釈することはありません。また、法令に基づく場合や、本人の同意がある場合を除き、第三者に提供することはありません。情報の取扱いには慎重を期し、関係者の信頼を損なうことがないよう努めます。
2. 法令、規範の遵守
当社は、個人情報の取扱いにおいて、日本国内で適用される個人情報保護法や関連する法令を厳守します。また、法令や行政機関が定めるガイドライン、および社内で策定した規程に基づき、日々の業務において確実な管理体制を維持します。全ての従業員に対して適切な教育・啓発活動を実施し、情報管理に関する意識の徹底を図ることで、個人情報保護の基本方針が現場に浸透するよう努めます。
3. 安全管理措置
当社は、取得した個人情報を安全に管理し、情報漏洩や不正アクセス、改ざん、紛失、破壊といったリスクを最小限に抑えるために、物理的および技術的なセキュリティ対策を講じます。社内ネットワークの防御、アクセス権限の制限、データ暗号化、バックアップ体制の確立など、複数の対策を組み合わせて情報保護を強化しています。また、万が一セキュリティ上の問題が発生した場合は、原因の究明と迅速な是正措置を行い、同様の問題が再発しないよう再発防止策を徹底します。
4. 個人情報の開示、訂正、削除等
当社が保有する個人情報について、情報提供者本人から開示、訂正、削除、利用停止などの請求があった場合には、法令に基づいて速やかに対応します。請求に際しては、本人確認を適切に行い、第三者によるなりすましや不正請求を防ぐよう細心の注意を払います。開示に際し、必要な情報のみを正確にお知らせすることを徹底し、関係者が安心して手続きできる体制を整備しています。
5. 継続的改善
当社は、社会環境や技術の変化、法令の改正に応じて、個人情報保護に関する取り組みを継続的に見直し、改善を図ります。定期的な内部監査や評価を実施し、課題が発見された場合には即座に対応し、対策を講じることで、より強固な情報保護体制の構築に努めます。また、従業員への教育や意識向上プログラムを継続的に実施し、全社的な情報管理のレベルアップを図ります。
6. お問い合わせ窓口
個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、苦情、ご相談については、以下の専用窓口までご連絡ください。お客様や関係者のご意見を真摯に受け止め、適切かつ迅速に対応いたします。今後の取り組みの改善にも活かしてまいります。
有限会社ホテイ産業研究所
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